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Alerta en Quilichao por traslado de memoria documental a Funza

El sábado 19 noviembre, 2016 a las 11:54 am
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Por Alfonso J. Luna Geller

Como consecuencia de la decisión inconsulta, no concertada, inexplicable, sorprendente, y al parecer absurda e ilegal, por la cual la Superintendencia de Notariado y Registro dispuso el traslado físico de toda la documentación archivada en la oficina de registro de instrumentos públicos de Santander de Quilichao hacia el municipio de Funza, en Cundinamarca, se desató en este municipio nortecaucano una serie de protestas ciudadanas e institucionales que fueron puestas en evidencia inicialmente por el periodista Diego Luis Carabalí a través de sus redes sociales.

Según argumenta la Superintendencia de Notariado y Registro en un escueto boletín de prensa, que no indica claramente las razones que motivan la decisión, se adelanta un proceso de supuesta reorganización de documentos de 16 oficinas de registro de instrumentos públicos, entre ellas Santander de Quilichao, Cartagena, Popayán e Ibagué, para lo cual se trasladarán todos los documentos públicos hacia Funza, uno de los 116 municipios de Cundinamarca, y que forma parte del Área metropolitana de Bogotá.

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Proclama del Cauca intentó comunicarse nuevamente con el superintendente de notariado y registro, Jorge Enrique Vélez García, para conocer los argumentos precisos de esta disposición, pero no se pudo establecer la comunicación, seguramente por ser sábado no laborable en oficinas públicas en Bogotá.

Lo cierto es que a pesar de que se anuncia que el procedimiento “contempla todos los protocolos de seguridad, la documentación tendrá un sticker por carpeta, estará bajo inventario, empacado en bolsas de seguridad y traslados con máxima seguridad, escolta, GPS y cámaras para su posterior archivo”, nadie entiende los ocultos motivos que hay para dejar estas ciudades sin su propia y exclusiva memoria documental lo cual traerá graves problemas a todos los ciudadanos de Quilichao y a propietarios de bienes inmuebles conociendo los engorrosos, lentos y antitécnicos que son los trámites oficiales, además de la ineficiencia y corrupción que caracteriza al sistema burocrático colombiano, máxime si la documentación física queda por fuera del control directo de los ciudadanos claramente afectados.

Según se explica en el boletín, “la idea es organizar la documentación en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para atender con eficacia las solicitudes de los usuarios, especialmente los afectados por el conflicto armado”… pero, a miles de kilómetros de donde se hacen las transacciones, agregamos nosotros.

Es más, no es cierto, para el caso de Santander de Quilichao, lo que dice Vélez García: “en muchas oficinas por falta de espacios y ambientes adecuados, los documentos se han dañado. La idea es sacarlos de allá para organizarlos y mantenerlos debidamente custodiados en Funza”, porque aquí sí hay cómo mantenerlos debidamente y en los espacios apropiados. Lo que no se sabe es si en Funza se garanticen las mismas condiciones, sin dolientes.

Fotografías de Diego Luis Carabalí:

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La confundida situación que propicia la Superintendencia de Notariado y Registro en Santander de Quilichao “es más delicada de lo que parece para algunos, quizás porque no alcanzan a analizar lo que significa que dicho archivo en bruto salga sin inspección y control alguno de quienes están a cargo de ello en la Oficina de Santander de Quilichao; pues para su conocimiento, ni siquiera a la directora de la oficina, María Stella Hurtado, le llegó una circular de manera oficial, solo se hizo presente un contratista con el convenio firmado por la Superintendencia de Notariado y Registro y la Agencia de Cooperación Internacional de los Estados Unidos USAID-SNR sobre la cual ya conocemos sus alcances; por fortuna la personera municipal Carmenza León Larrahondo al enterarse del asunto, se trasladó de inmediato a las instalaciones para realizar inspección y constatar lo que allí acontecía… Surgió la alerta, y no es cierto que se esté deteriorando, mucho menos en una sede que es nueva en su construcción; si de depurar el archivo se trata, no será necesario llevarlo tan lejos cuando en Santander se puede hacer…” informó el periodista Diego Luis Carabalí.

Las normas legales

Recordemos que el registro de la propiedad inmueble es un servicio público prestado por el Estado con el fin de servir de medio de tradición de los bienes raíces, revestir de mérito probatorio a todos los instrumentos públicos sujetos a inscripción, y dar publicidad a todos los trámites que se hagan sobre los bienes raíces. Y, a pesar de que para actualizar, mejorar y modernizar la prestación del servicio, se promulgó el Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos, o Ley 1579 de 2012, para hacer más fácil el control y la vigilancia por parte de la Superintendencia, la memoria documental, física, que está en la oficina de registro de esta ciudad no le pertenece a la Superintendencia, sino a la comunidad, por lo cual no puede disponer de ella a su libre albedrío.

Entonces desde aquel año, con base en la Ley, la Superintendencia de Notariado y Registro cuenta con una herramienta que permite, a través del uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, dotar de plena seguridad el manejo de la propiedad inmueble en Colombia, mediante un sistema de información registral que contiene, en formato digital, toda la información acerca de la historia jurídica de los inmuebles, los índices de propietarios y de inmuebles y los antecedentes registrales, además, establece un mecanismo de apertura de folios de matrícula inmobiliaria para predios baldíos; con esto, los baldíos adjudicables ingresarán a un Sistema de Registro Inmobiliario, digital, en donde el propietario inscrito será la Nación, con miras a evitar más casos de despojo en contra del Estado.

El problema creado

En estas circunstancias, la Superintendencia de Notariado y Registro intenta crearle un nuevo y gravísimo problema a los ciudadanos al despojar la memoria viva, sus propios archivos, para enviarlos dizque a Funza, desconociendo las normas de control a través de los sistemas digitales, estipuladas en el artículo 6 de la citada Ley 1579 de 2012: “… deben ser unificados utilizando medios magnéticos y digitales mediante el empleo de nuevas tecnologías y procedimientos de reconocido valor técnico para manejo de la información, que garantice seguridad, celeridad y eficacia en el proceso de registro, en todo el territorio nacional a través de una base de datos centralizada, para ofrecer en línea los servicios que corresponden al registro de la propiedad inmueble…”.

Señor superintendente, en Santander de Quilichao nadie entiende este despojo de su memoria archivística que intenta si la información puede obtenerla de la base de datos digitalizada y centralizada que ordena la Ley… ¿Cuál es el gato encerrado que hay en su decisión? Esperamos las explicaciones contundentes y definitivas.

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